Como implantar el teletrabajo sin morir en el intento
Con el objetivo de ayudar a las empresas que necesiten realizarte en el trabajo por parte de sus empleados debido a todas las restricciones que están apareciendo, he creado este artículo para que les pueda ayudar.
¿Puedo convertir mi trabajo en teletrabajo?
Puedes imaginarte que no todos los puestos de trabajo los podemos digitalizar y migrarlos hacia un teletrabajo, así que el primer paso es ver si tu puesto se puede migrar.
A nivel de empresa sigue estos pasos, puedes hacerlo en una hoja de cálculo:
- Haz un listado por departamentos.
- Dentro los puestos de trabajos.
- Al lado de cada puesto el nombre y apellido de cada persona, si hay varias personas con el mismo puesto, uno por línea.
- La siguiente columna “Fácil/Dificil/No posible”, indicas una de estas opciones en cada uno de los puestos.
¿Nivel de dificultad de convertir a teletrabajo?
Para determinar el nivel de dificultad te propongo este esquema, el cual debes de puntuar para cada puesto de trabajo y persona de la compañía.
- Nivel de trabajo que se está haciendo desde el ordenador 0…5
- Nivel de trabajo que no ser está haciendo desde el ordenador ahora pero se podría hacer 0…5
- Nivel de trato con personas que vienen de fuera de forma presencial (y que no puede ser de otra forma) (no se puede digitalizar -5…0 si que se puede)
- Nivel de trato con personas que vienen de fuera de forma presencial (pero se podría hacer via online) 0…5
- Trabajo con personas del equipo, podemos hacerlo online por video conferencia, video llamadas, llamadas o chats corporativos 0…5
- Interacciones con documentación que actualmente están en papel y podemos digitalizarlas 0…5 -por ejemplo transportista-
- Interacciones con materiales y mercancias (no se puede digitalizar o hacer en remoto -5…0 si que se puede -por ejemplo transportista-)
Acceso a aplicaciones desde fuera de la empresa
Para evaluar esta parte necesitamos comprobar este checklist:
Si la aplicación de tu empresa está en un servidor y se ejecuta en versión escritorio.
- Podemos crear una conexión segura con una VPN (contacta con tu proveedor de tecnología y no uses nunca VPN gratuitas) y configurando una sesión remota en el ordenador que vayan a utilizar tus empleados desde casa para concederles acceso.
- Esta opción de conexión además permite acceso a las carpetas del servidor y a las impresoras de la empresa si se configura con los permisos necesarios.
Si la aplicación está en la nube.
- El acceso es inmediato.
El mejor escenario posible sería, no tener la aplicación de la empresa en la empresa, ni los ficheros, todo virtualizado en la nube, incluido los servidores. Puedes hacer con:
- Microsoft Azure
- Google Cloud
- Amazon AWS
- IBM Cloud
- etc…
Otra solución de nube es crear tu propia nube intra corporativa, esto es crear soluciones de la nube dentro de tu propia empresa, esto permite con un solo clic dar acceso con niveles de permisos y usuarios de diferentes partes y datos de tus servidores.
Escritorio remoto con servidores Windows
Si las aplicaciones de tu empresa están sobre servidores Windows, puedes crear sesiones remotas para que se conecten tus empleados con esta aplicación gratuita de Windows.
Trabajo colaborativo — Video conferencias y video llamadas
Una solución es Skype aunque por mi experiencia no va bien en todos los equipos, antes tendrás que probarla.
Si eres usuario a nivel corporativo de Office tendrás acceso a:
Si prefieres otras soluciones aquí tienes:
- Zoom
- Google Meet que funciona muy bien y además es gratis, lo único es que todos tenéis que tener cuenta de Gmail o estar usando Google Apps a nivel corporativo.
- Gotomeeting es una de las soluciones más potentes y robustas del mercado.
- Zoho Meeting fácil de usar y potente como la que más.
Trabajo colaborativo — Chats privados
Un solución para reducir el ruido que provocan las conversaciones en los emails de ir y venir sin parar es crear un sistema de chats privados.
- Slack es una de las más famosas y muy potente, necesitarás formar a tu equipo en su uso.
- Telegram igual de fácil de usar que el Whatsapp pero más seguro y no necesitas asociar un número de móvil, tiene versión para ordenador (Windows y Mac).
- Cisco tiene su propia aplicación llamada Spark que es gratuita hasta 100 usuarios.
Trabajo colaborativo — Documentos
Para migrar tus documentos a la nube puedes usar:
- Google Drive
- Microsoft One Drive
- Box.net
- Dropbox Business esta es la que yo uso, empieza la versión básica con 5TB y versiones infinitas de los documentos, y puedes tener carpetas y documentos solo en la nube o sincronizadas en local.
- Zoho Drive Work
Conclusiones
Como se suele decir, no hay mal que por bien no venga, y esto puedes convertirlo en una oportunidad para potenciar la transformación digital de tu empresa y hacer un proyecto piloto para futuras contingencias.
Buen teletrabajo.
