Control de gastos de viajes con Excel en el Smartphone

A la hora de hacer viajes, bien sean de trabajo o de vacaciones, es el control y seguimiento de los gatos. Personalmente he ido evolucionando, recuerdo cuando llevaba una libretita pequeña, para que fuera cómoda, donde apuntaba los gastos a medida que los realizaba, después empecé a apuntarlo en la agenda de papel. Cuando me compré la agenda electrónica Palm, lo escribía en su aplicación de hojas de cálculo.

Y ahora, tengo creado un Excel, que llevo en mi Smartphone, donde introduzco los gastos, en el mismo momento que los realizo, consiguiendo no olvidar nada, y tener datos en tiempo real.

Ahora voy a mostrarte los dos Excel que uso, que vas a poder descargarte si lo deseas, uno para viajes internacionales y otro para viajes nacionales. Te explicaré como los uso, y como hace los cálculos automáticamente y el desglose por partidas.

Estas hojas de cálculo, las tengo guardadas en una carpeta de Dropbox llamada Viajes, duplico la hoja de cálculo y le cambio el nombre, la forma que yo uso para nombrarla es Fecha inversa (AAAA-MM-DD) y el nombre del viaje, ejemplo “Viaje 2018–09–17 Guatemala” (sin las comillas).

Si voy a estar en un país o zona, donde no voy a tener internet, o bien en la aplicación de Dropbox del Smartphone, le marco que quiero esa hoja de cálculo disponible sin conexión (offline), o la descargo a la memoria local del Smartphone.

En la parte superior de la hoja de cálculo verás que es donde se calculan los totales.

Solo debes de escribir en las casillas pintadas de color azul.

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En la parte superior izquierda debes introducir la fechas de tu viaje (casillas azules), y automáticamente se recalcula el resto.

En la parte superior derecha, tenemos los totales automáticos por ciudad y por cada partida de gastos.

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Aquí lo único que debes de cambiar, si quieres, son los nombres de las ciudades/países que visites, y arriba del todo, tienes los títulos que yo uso para hacer la separación de las partidas de gastos, puedes cambiarlos a tu gusto. Estos títulos vas a ver como usarlos para que todas las operaciones de totales se hagan automáticamente.

En esta hoja de cálculo, te lo he preparado para 10 destinos. Ahora vamos a ver el detalle de los gatos, que es lo que vamos a ir introduciendo desde el Smartphone, y todos los cálculos se hacen solos.

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Como puedes ver, tenemos una columna con la fecha del día del viaje (pon tu fecha), otra con el nombre de la ciudad (pon la ciudad/país que estás visitando).

Y ahora viene la parte de gastos:

  • En la tercera columna debes de introducir “exactamente” la misma palabra que hayas definido en la fila de títulos de partidas de gastos.
  • Después el importe en euros.
  • Y para acabar, tienes una columna para escribir un comentario y recordar de que se trata ese gasto, camisa Juan, sandalias Ana, etc.

Si necesitas añadir más líneas en una de las ciudades/países, y que las fórmulas sigan funcionando, es muy fácil, tienes que añadir más filas delante de la fila que tiene la línea negra pintada. Las fórmulas te seguirán funcionando.

Buen viaje

Aquí tienes el enlace para descargarte el Excel

Y aquí tienes otro post sobre Aplicaciones para organizar y gestionar viajes

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